働き方改革を支援するITとは

「働き方改革」は、働く人々の個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会の実現を目指しています。

今までの働き方は、決められた時間に出勤して決められた場所で与えられた業務を行うものでした。様々な業務がPCを利用して行われるようになったことから、PC利用時におこりうるリスクを回避する管理規定が作られ、管理を支援するための仕組みによって安心安全を確保してきました。

個々の事情による多様な働き方が問われることになり、勤務開始や終了時間の多様化、勤務する場所も自宅や社外と多様化しています。

会社以外で業務を行うためにはPCを社外へ持ち出す必要があります。今までの規定やセキュリティの仕組みではこのPCの持ち出しを実現できません。PCの持ち出しに関する規定を見直し、承認プロセスを作って持ち出しをサポートする必要があります。また、PCを社外に持ち出したときはPC自体の紛失や盗難に加え、PC内部に保存された情報ファイルについても流出を防ぐ仕組みが必要になります。

モバイル環境におけるネットワーク接続に関しても安全な方法でインターネットにつなぐ仕組みに加え社内ネットワークにアクセスする仕組みもあわせて必要になります。

社外で業務を効率よく進めるためには、あたかも社内に居るのと同様な環境も必要になります。社員同士や上司部下のコミュニケーションがメールだけではレスポンスが悪くタイムラグが発生してしまいます。セキュアな環境で利用できるチャットシステムを導入することでコミュニケーションをタイムリーに行うことが可能になります。 社内で行われていた会議も自宅など外部から参加できるようにするWEB会議などを利用する企業も増えています。社内ではないどこにいても会議に参加することで業務の進捗を妨げることなく業務を進めることができます。

このような社外で業務を進めるテレワークにはもう一つ考えておくべきことがあります。だれも見ていないところで業務を行うことになることは、責任をもった業務遂行が必要になります。テレワークを行う場合、自分がどの時間にどんな業務をどの程度の時間を使っておこなったかを報告することになると思います。この報告内容をPCの操作記録から裏付ける仕組みが提供することができれば、テレワークする社員を守ることにつながると考えます。

テレワークを行う上でチャットシステムの導入においては、画像やファイルなど容易に送信できてしまいますので、ポリシーにより制限を行う、機密ファイルのアクセス制御を行うなどの検討も必要となります。また 社外WEB会議を行う際には、社内側のカメラの背景に重要機密が書かれたものが映り込んでいないかまで注意を促すことが求められます。

 

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