端末の管理が無法地帯、社内外にある端末の状況把握ができないことが課題に

森氏によると、当初、同社には大きく3つの課題があった。

1つ目は、端末の一元管理である。「棚卸しは拠点ごとに社員が年に1回程度、目視で確認し表計算ソフトに集計する程度で、会社全体で端末を何台保有しているのか正確にわかりませんでした。DXの観点からも管理ができていないと情報漏えいの原因になることはわかっていましたが、情報システム部の人数も少なくそこまで手が回りませんでした。」と森氏は語る。
また、社員の異動も多く、その上営業車や社外といった様々な環境に端末があるため、管理が困難だった。

2つ目は、OSやソフトウェアのバージョン管理である。PCの一元管理ができていなかったためにどのPCに問題があるのかわからず、手の施しようがなかった。

3つ目は、業務外での利用に関する不安である。会社で貸与していたスマホ・PCではあったが、業務に関係のないWEBサイトへのアクセスらしきものも見受けられた。この状態のままにしておくと情報漏えいリスクも高くなってしまうためなんとか抑止力を高めたかった。
同社ではIT資産管理ツールを利用していなかったが、これらの課題が年々色濃くなっていったことから、ツール導入の検討を始めた。

お客様の課題

• 端末の一元管理ができていない
• OSやウイルス対策ソフトなどのバージョン状況が不明
• 業務外でのWEB閲覧がありそうだが、実態がわからない

社内はもちろん、お客様が使いやすいIT資産管理ツールを導入したい

BS事業部では顧客のシステム導入から運用・メンテナンスまで行っており、社内のITの仕組み自体も同事業部から発信することが多い。そのため、情報システム部との連携が深く、社内システムの企画～提案・導入も行っている。

「BS事業部では、『常に新しいものに取り組む』をコンセプトとし、社内業務で使いやすくなければ、お客様にも販売できないという考えを持っています。そこに合致するのがISM CloudOneでした。」と森氏は語ってくれた。

「導入検討段階ではISM CloudOneだけではなく、オンプレミス製品も検討しました。ただ、当社としては豊富な機能で細かい情報漏えい対策を行ったり、端末の監視を行うというより、最小限の機能をクラウドで簡易に行えるという方を重視しました。また、オンプレミス製品であると導入や定期的にあるバージョンアップに作業工数がかかってしまったり、ライセンス料や保守料が別途発生してしまったりなどコスト面等も考えた結果、クラウドで手軽に管理ができ、かつ遠隔地にある端末を一元管理できるISM CloudOneに導入を決めました。」

リース機器や備品の管理を経理や総務でできるようにしたいという要望があり、複数の部署の担当者でも簡単に状況把握・運用できるというところも採用の決め手となった。
また、退社時間にメッセージを通知することで、残業への抑止効果にも一役買っていると語ってくれた。
加えてタイミングよく上層部からの通達もあったため、すぐに社内に広めることができ、効果がより一層すぐに感じられたという。
中でも特に効果を感じられたのは、業務に関係のないサイトへのアクセスが大幅に減ったことだ。「今回、社員にIT資産管理を導入したことと合わせて、PCの操作ログ取得による利用状況を把握していることを周知したところ、翌月にはWEBアクセスが激減しました。副次的ではありますがかなりの効果を感じられました。」
総務や経理の業務にも活用できるようにしていきたい「導入前に課題となっていた端末の棚卸しがスムーズになり、遠隔地や社外の端末数も容易に把握にできるようになりました。また、OSのバージョンアップやウイルス対策ソフトの更新に関しても、できていない社員にISM CloudOneから通知を行えるので即座に対応してもらうことができ、不安を解消することができました。」

ISM CloudOne による解決

• 持ち出し端末や各拠点にある端末の一元管理が可能に
• OSやソフトウェアのバージョンが更新されていない端末を是正
• PCの利用の実態把握し業務外利用を抑制

各拠点の端末を安全な状態で一元管理

総務や経理の業務にも活用できるようにしていきたい

「今後は、社給のスマ－トフォンの管理や各拠点にある複合機・ルーターといったオフラインデバイスも含め、社内で所有しているIT資産全体の台帳管理などを行ったり、拠点ごとに担当者を設けて、管理できる人を増やしていきたいと思っています。」

様々な環境にある端末の管理や情報漏えい対策、また業務に関係のないサイトへのアクセスなどがISM CloudOneの導入により解消したレイメイ藤井、同じような課題を抱えている企業にはぜひ同社の事例を参考にしていただきたい。